Guía práctica · Cumplimiento laboral
Registro horario digital obligatorio: qué exige hoy la ley y qué está por llegar
El registro de jornada dejó de ser un trámite el 12 de mayo de 2019. Desde entonces, la discusión práctica en las PYMES no es «si hay que fichar», sino si lo que se registra serviría como prueba ante una inspección o una reclamación de horas extraordinarias. Esta guía resume el marco vigente, el cambio hacia el registro digital que está en tramitación y una revisión que puedes hacer esta misma semana.
1. Qué obliga la norma vigente
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige a toda empresa garantizar el registro diario de jornada, con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. La norma no impone una tecnología concreta: exige que el sistema sea fiable, objetivo y verificable.
Registro diario y con horas concretas
Hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, día a día. Un cuadrante teórico o un horario contractual no sustituyen al registro.
Toda la plantilla
Incluye mandos intermedios, personal con flexibilidad horaria, comerciales, trabajo a distancia y contratos a tiempo parcial (con su registro específico).
Conservación cuatro años
Accesible para la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo. Sin conservación, no hay prueba frente a una reclamación.
Horas extraordinarias aparte
El artículo 35.5 del Estatuto obliga además a totalizar y comunicar las horas extraordinarias realizadas.
2. ¿Es ya obligatorio el registro horario digital?
A día de hoy la ley sigue admitiendo cualquier sistema fiable, incluido el soporte papel. El proyecto normativo impulsado por el Ministerio de Trabajo apunta a un registro digital, interoperable, accesible de forma remota para la persona trabajadora y su representación, y consultable en tiempo real por la Inspección de Trabajo, con trazabilidad de cualquier modificación.
Mientras no se publique en el BOE, no hay una obligación digital exigible. Aun así, la dirección de la reforma es clara: sistemas que dejen huella, que no puedan editarse sin rastro y que permitan acreditar la jornada real. Adelantarse a esa exigencia hoy es más barato que reconstruir registros después.
Esta guía describe el estado de la tramitación en la fecha de publicación. Si estás leyéndola meses después, conviene comprobar en el BOE si ya se ha aprobado el texto definitivo.
3. Posibles áreas de exposición que vemos con más frecuencia
Tener una herramienta de fichaje no equivale a cumplir. Estas son las situaciones que con más frecuencia debilitan el valor probatorio de un registro:
- Fichajes que replican siempre el horario teórico, sin reflejar la jornada real ni las incidencias.
- Colectivos excluidos «por costumbre»: dirección, comerciales, personal de confianza o de guardia.
- Registros modificados a posteriori sin dejar rastro de quién, cuándo y por qué se corrigió.
- Ausencia de normativa interna que explique cómo se ficha, qué se considera pausa y cómo se comunican olvidos.
- Datos guardados solo en el dispositivo de un responsable o en hojas de cálculo sin copia ni trazabilidad.
- Excesos de jornada visibles en los datos que nadie revisa ni gestiona.
4. Revisión en cuatro pasos
- 1
Cobertura
Cruza la lista de personas en alta con quienes fichan a diario. Cualquier hueco es un punto débil.
- 2
Fiabilidad
Elige una semana al azar y compara los registros con la actividad real: correos, entregas, agendas, incidencias.
- 3
Trazabilidad
Comprueba si el sistema guarda quién modificó un fichaje, cuándo y con qué justificación, y si puedes exportar cuatro años de datos.
- 4
Normativa interna
Documenta por escrito cómo se ficha, qué se considera pausa, cómo se comunican olvidos y quién revisa los excesos de jornada. Sin este documento, el resto se sostiene en la costumbre.
Haz la revisión guiada en 2 minutos
El test de registro horario recoge estos mismos criterios en 4 preguntas y devuelve una clasificación de tu nivel de exposición y un plan de acción adaptado a tus respuestas.
Preguntas frecuentes
¿El registro horario es obligatorio en España?
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona trabajadora, con independencia de su categoría o modalidad de contrato.
¿Es obligatorio que el registro sea digital?
La norma vigente no impone un formato concreto: admite cualquier sistema fiable y objetivo, incluido el papel. El proyecto normativo en tramitación sí apunta a un registro digital, accesible de forma remota y consultable en tiempo real por la Inspección de Trabajo. Mientras no se publique en el BOE, sigue aplicándose el marco actual.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años, y deben permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Qué sanción puede suponer un registro incorrecto?
La falta de registro o un registro que no refleje la jornada real se tipifica como infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros. El proyecto de reforma plantea endurecer el régimen sancionador.
¿El teletrabajo también se registra?
Sí. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia remite al registro horario del artículo 34.9 e insiste en que debe recoger el inicio y el fin de la jornada efectiva, también fuera del centro de trabajo.
Fuentes oficiales
- Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015)
- Real Decreto-ley 8/2019, que introduce el registro de jornada
- Ley 10/2021 de trabajo a distancia
- LISOS, régimen de infracciones y sanciones (Real Decreto Legislativo 5/2000)
Esta guía tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. Cada organización requiere un análisis de su convenio, su organización del tiempo de trabajo y su documentación interna.